一、協(xié)調(diào)

活動(dòng)需要投入人力，在制定執(zhí)行方案時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，明確各自職責(zé)，便于現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)調(diào)度。

（一）工作人員。成立活動(dòng)的組織機(jī)構(gòu)，明確各項(xiàng)工作小組及職責(zé)，包括總協(xié)調(diào)、文案、執(zhí)行、現(xiàn)場(chǎng)、工程、安保、接待、禮儀等。合作單位、贊助單位的人員應(yīng)與各組人員無(wú)縫對(duì)接，避免信息脫節(jié)遺漏。

（二）嘉賓。對(duì)出席計(jì)劃要充分考慮，妥善安排議程、交通、住宿、餐飲等，參加活動(dòng)時(shí)由同級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)陪同。

（三）主持人。活動(dòng)的靈魂人物，開(kāi)始前要進(jìn)行充分選擇，與活動(dòng)格調(diào)匹配，做好前期的溝通。

二、搭建

按照策劃設(shè)計(jì)方案，完成舞臺(tái)搭建、美陳布置，包括舞臺(tái)的燈光、音響設(shè)備、投影等，特別注意電力負(fù)荷及安全。在室外舉辦活動(dòng)要提前履行報(bào)批程序，注意天氣等不可控因素，制定相應(yīng)預(yù)案。搭建完成后要組織驗(yàn)收，對(duì)不符合項(xiàng)督促整改，以滿足活動(dòng)要求。

三、環(huán)境

活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)符合干凈、衛(wèi)生、整潔、無(wú)異味、標(biāo)識(shí)清晰的基本要求，讓參加活動(dòng)人員便于通過(guò)指示到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，有地下車(chē)庫(kù)區(qū)域的也應(yīng)做好相應(yīng)標(biāo)識(shí)。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)布置及音樂(lè)烘托，營(yíng)造良好的活動(dòng)氛圍。

四、安全

活動(dòng)組織方要根據(jù)情況報(bào)備當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)、配置醫(yī)療資源，確保人員安全、舞臺(tái)及設(shè)備安全、消防安全、治安安全。對(duì)于突發(fā)事件現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人應(yīng)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，第一時(shí)間快速解決，將負(fù)面影響控制在最小范圍。

五、物料

建立物料清單，與各責(zé)任人一一對(duì)應(yīng)，按時(shí)間、按數(shù)量、按標(biāo)準(zhǔn)到位，做到不漏項(xiàng)，包括現(xiàn)場(chǎng)物料如展示版、道具、屏風(fēng)、一米欄等，活動(dòng)物料如宣傳資料、參會(huì)證、紙筆、獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)杯、隨手禮等。配置時(shí)應(yīng)留有一定的余量，以便臨時(shí)急需。

六、流程

彩排演練是決定活動(dòng)成敗的重要因素。彩排過(guò)程中，所有工作人員應(yīng)對(duì)照各自的任務(wù)職責(zé)，按正常流程進(jìn)行，優(yōu)化不足之處。活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中，按計(jì)劃時(shí)間推進(jìn)，配合默契、流暢無(wú)阻、一氣呵成。

七、宣傳

活動(dòng)籌備階段，文案團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)將新聞通稿、微信推文提前準(zhǔn)備，現(xiàn)場(chǎng)安排攝影和錄像人員，根據(jù)需求安排直播，結(jié)束后及時(shí)推文，請(qǐng)媒體單位報(bào)道的需跟蹤落實(shí)情況。

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