國外活動分享：活動策劃時面臨的重要挑戰(zhàn)！

 國外活動分享：活動策劃時面臨的重要挑戰(zhàn)！  

來自：網(wǎng)絡 拓源公關傳媒www.schpd.com
廣州活動策劃公司組織活動是一項艱巨的任務，需要超人的組織技能和對細節(jié)的把控能力。無論您是策劃組織公司的年度活動，還是策劃非公司類組織(如政府、非營利性組織等)的活動，都無法免除組織活動帶來的壓力。有關如何使組織策劃一場大型活動壓力減輕的疑問，我們聯(lián)系了6位國外頂尖級的活動策劃專家，并對他們進行采訪，他們對此問題的回答如下：

　活動專家：Oury Thomas

　　Oury Thomas是一位富有創(chuàng)業(yè)精神的人，對技術充滿熱情。他目前在ChoYou公司擔任美國總經(jīng)理。他在全球大型和國際活動管理方面擁有超過10年的經(jīng)驗。Oury是一位成功的科技行業(yè)營銷主管，在活動制作，內容營銷，潛在客戶策略，合作伙伴計劃和創(chuàng)意體驗營銷活動方面擁有豐富的經(jīng)驗。

　　Q:您覺得組織策劃活動的最大挑戰(zhàn)是?
　　A:專業(yè)活動人士不僅被要求做更多事情，而且還要做活動規(guī)劃、社交媒體營銷等。大部分活動策劃者和主辦方將80%的時間都集中在場地和物料上，而只有20%的時間用于思考活動意義和目的。
　　其實活動主辦方及廣州活動策劃公司從業(yè)者最大的挑戰(zhàn)是回答兩個簡單的問題：我在做什么，為什么?真正優(yōu)秀的活動主辦方及廣州活動策劃公司從業(yè)者的時間分配應該是：20%用于低價值任務(活動場地預訂，后勤細節(jié)，落地搭建等)，80%用于真正的問題：戰(zhàn)略 – 即活動目標的思考。
　　我們應該擁有以策略為中心的活動思維。活動的目的是什么?目標是什么?我如何衡量一場活動的成功?我能想出什么樣的策略來達到目標?如何吸引更多與會者?如何邀請更多贊助商?目前美國有很多技術正在努力幫助和支持活動專業(yè)人士。實際上，所有這些應用程序和軟件都專注于活動的非價值部分。最大的挑戰(zhàn)是找到一種方法，將更多時間用于更重要的事項!
　　活動專家：Katie Silva
　　Katie Silva是JP Marketing公司的外展協(xié)調員，JP Marketing是加利福尼亞州弗雷斯諾的一家廣告公司。她已經(jīng)組織策劃非營利(NGO)和公司活動約7年了。
　　Q：您覺得組織策劃活動的最大挑戰(zhàn)是?
　　A：一場完美的活動需要依靠供應商來確保我們的活動按照計劃的方式執(zhí)行。策劃一場活動很像完成一件拼圖作品。每個廣州活動策劃公司供應商都是這件作品的一部分，當任何一部分丟失時，整個作品拼圖都無法保證完整。
　　我們花費了無數(shù)個小時來策劃一場完美的活動，但是，到了最終的落地環(huán)節(jié)，結果卻是你無法完全控制的(原來國外也有不靠譜的供應商)。也許有一家供應商在前往活動途中遇到了爆胎，或者他們準時到達但忘記了某個設備。
　　在這種情況下最容易引起恐慌。在那一刻，你失去了對活動整體的控制。所以我覺得，專業(yè)的活動從業(yè)者會預留一部分時間到PlanB甚至PlanC。作為活動組織策劃者，“我們需要期待最好的，但計劃最壞的。”
　　活動專家：David Jacobson
　　David Jacobson是TrivWorks的創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官。


　　Q：對我來說，規(guī)劃公司活動時面臨的最大挑戰(zhàn)是......

　　A：作為在全國各地開展并組織策劃企業(yè)活動的人，我需要找到合適的優(yōu)秀人才和我一起完成組織并策劃企業(yè)活動，這意味著我需要識別哪一種人是優(yōu)秀的活動管理人才，然后再進行技能培訓，最終將每場活動交付給我完全信任的活動人才進行管理，同時，他們的專業(yè)程度代表著我在市場上的品牌和聲譽，反之，如果沒有合適的人才，我也無法在客戶面前展示應有的活動管理水平實力，提供給客戶想要的優(yōu)質服務。
　　人才對活動行業(yè)來說，顯得至關重要。有時候你的專業(yè)決定了客戶的決策方向。

　　活動專家：Chinvonne Hyppolite
　　Chivonne Hyppolite是活動管理機構的專家。擁有超十多年的專業(yè)活動經(jīng)驗，她策劃并執(zhí)行了各種企業(yè)會議，慶祝活動，高爾夫錦標賽，音樂會，社區(qū)籌款活動，財富500強企業(yè)，小企業(yè)，初創(chuàng)企業(yè)和非營利組織的節(jié)日。她生活的座右銘是“體驗生活......而不是谷歌搜索。”她希望通過她的服務讓參與者得到獨特的活動體驗。


　　Q：規(guī)劃公司活動時，您面臨的最大挑戰(zhàn)是?
　　A：不會準時收到演講人的最終幻燈片演示文稿。


　　我通常克服這一挑戰(zhàn)的方式是盡早與演講人(或他們的助手)建立融洽關系并進行溝通。我花時間與他們溝通，告訴他們PPT對演講的成功至關重要。我與他們電話溝通PPT提交的截止日期，并在通完電話后跟上一封確認郵件以顯重視。在活動開始前的兩周內，如果我還沒有收到他們的演講，我的團隊每天都會給他們的工作人員打電話進行敦促和確認。


　　活動專家：Michelle Bell

　　MichelleBell是位于威斯康星州Pewaukee的公關，廣州活動策劃公司營銷和活動機構Capture Marketing的活動總監(jiān)。她為很多客戶提供過活動策劃的服務。這些客戶包括公司和慈善機構，她組織過非常多類型的活動，并且經(jīng)歷過各種各樣的挑戰(zhàn)。
　　Q：最常見的企業(yè)活動策劃挑戰(zhàn)之一是?
　　A：在管理大型企業(yè)活動時，我遇到的最大挑戰(zhàn)之一是讓管理層批準預算。通常我的客戶會將一場活動的預算視為非常龐大，昂貴的費用，但卻忽略了它的本質 - 建立客戶關系體驗。
　　Q：那您的解決方案是什么?
　　A：我們不僅要向決策層展示資金及時支出的重要性，還要向他們展示活動的總體目標以及最終價值。
　　例如，如果整體活動目標是留住客戶，就要向他們展示該活動是如何有趣的開展，并如何達到此目標。
　　一旦他們了解了活動的重要性，您就可以談論預算。廣州活動策劃公司使用圖形向他們展示X%的預算用于場地，X%用于食品和飲料等，而不僅僅是為他們提供具有一般成本的excel電子表格。這不僅有助于確保這筆錢是用得恰當?shù)模遥绻枰{整預算，它也會有所幫助。
　　活動專家：GregoryP. Jenkins
　　GregoryP. Jenkins是屢獲殊榮的BravoProductions的合伙人和聯(lián)合創(chuàng)始人，在活動領域贏得了很高的聲譽。而且他從事這一事業(yè)已經(jīng)超過三十年。
　　Q：組織策劃公司活動時面臨的最大挑戰(zhàn)之一是?
　　A：組織策劃一場國家型活動，需要非常重視活動中所有與風險管理相關的因素。您需要提前掌握每一個參會者的特征，非常慎重的選擇適合嘉賓的互動體驗和現(xiàn)場裝飾元素，并建立一個反饋系統(tǒng)來跟蹤參會者的反應。但是，如果您沒有周全的計劃來應對可能發(fā)生的任何威脅，那就很有可能將嘉賓安全置于危險之中，規(guī)劃決定了災難發(fā)生的可能性。
　　作為一名擁有超過30年經(jīng)驗的活動策劃者，我認為活動中最大的挑戰(zhàn)在于組織策劃一場活動中是否能始終考慮并識別威脅，包括天氣因素(當然這是上帝的行為)，抗議活動的可能性(有政府領導人參與的活動極有可能發(fā)生)以及對客人安全風險的控制等。這些都是我從業(yè)經(jīng)歷中經(jīng)過過的，且是我認為最重要的。任何規(guī)模的活動策劃都需要周密的安全應急預案。
　　Q：您為什么會堅持在活動領域從業(yè)超過30年的時間?
　　A：活動策劃是能讓策劃者自我滿足的一份工作，被客戶認可、被參與者認同帶來的價值往往要比物質帶來的滿足要強。
　　看完7位國外同行的分享，不難發(fā)現(xiàn)，國內與國外的活動市場有較大的差異，如：國外主辦方重視活動策劃從業(yè)者資格條件、有專業(yè)的活動項目管理軟件解決活動協(xié)同效率等問題、注重與供應商的溝通等問題。據(jù)悉，美國勞工統(tǒng)計局在2017年統(tǒng)計出，有接近12萬名活動策劃從業(yè)者，分布在美國各行各業(yè)，這也說明，F(xiàn)reelance活動策劃者在美國活動市場已被客戶認可，可以隨時與供應商組成臨時Team服務于客戶。
　　而在國內，多數(shù)的廣州活動策劃公司在人員成本越來越高的情況下，再遇到業(yè)務下滑或淡季很容易面臨危機，而這種情況越發(fā)明顯。拓源公關傳媒一直在為活動人提供精彩的活動案例分享服務，我們也將繼續(xù)分享關于更多國外的活動案例。也歡迎大家在后臺聯(lián)系大汪，進行投稿，也可以告訴拓源公關傳媒希望自己想看到哪些方向的內容喲。我們?yōu)榇蠹規(guī)恚阆胍模P注的